Wdrożenie PDM

składa się z trzech głównych kroków:

Przygotowania

Omówienie specyfiki projektów pod kątem dobrania optymalnej konfiguracji

Instalacji i konfiguracji

Połączonej ze szkoleniem dla administratorów

Szkolenia użytkowników

Na „żywym organiźmie”

1. Przygotowanie

Żeby kolejne kroki mogły pójść jak najbardziej gładko, bez zbędnych niespodzianek i marnowania czasu uczestników na czekanie, aż coś zostanie ustalone. Wszystkie sprawy budzące ewentualne wątpliwości/obawy warto wstępnie poruszyć i rozważyć już podczas spotkania demo.

Szacowany czas:

Hour

Potrzebne narzędzia:

– Po jednym komputerze z każdą wersją systemu operacyjnego, na jakiej ma być instalowane oprogramowanie. Jeśli wszyscy docelowi użytkownicy Sybonika mają taki sam system i konfigurację – wystarczy 1 komputer.

Wymagani uczestnicy

– Osoba orientująca się w kwestiach sieciowych i systemowych, np. administrator sieci.

– Min. 1 użytkownik końcowy. Najlepiej, żeby był to użytkownik, który ma mieć uprawnienia administracji Sybonika (nie są do tego potrzebne uprawnienia administratora systemu operacyjnego).

Tematy do ustalenia:

1. Omówienie specyfiki pracy Klienta pod kątem wdrożenia PDM

planowana liczba użytkowników, administratorów, projektów, bibliotek/repozytoriów (ewentualnie: czy wszystkie dane projektowe w firmie mają być przechowywane w jednym, wspólnym miejscu czy w kilku różnych), lokalizacji użytkowników.

2. Rodzaj danych przechowywanych w PDM i sposoby ich współdzielenia

Czy każdy projekt zarządzany przy pomocy Sybonika ma „żyć własnym życiem”, czy jest wiele projektów korzystających ze wspólnych składników?
Czy każdy projekt ma odrębnych użytkowników, czy użytkownicy są zawsze ci sami, czy składy zespołów między projektami częściowo się zazębiają?
Czy zdarza się użytkowanie tych samych stacji roboczych przez różnych użytkowników?
Czy użytkownicy CAD logują się i uruchamiają system CAD lokalnie, czy korzystają z sieciowego profilu użytkownika lub pracują na zdalnym pulpicie na maszynie wirtualnej?

3. Lokalizacja użytkowników względem serwera PDM

Czy większość zespołu pracuje w biurze, w którym znajduje się serwer, czy projekty są wykonywane przez użytkowników wspólnie z więcej niż jednej lokalizacji, czy zespół jest rozproszony i wszyscy (lub większość) pracują zdalnie. Ten punkt jest tym istotniejszy im większe ilości danych (liczba plików i ich rozmiar) mają być przesyłane.

4. Lokalizacja bibliotek/repozytoriów systemu PDM

Czy dane mają być przechowywane na jednym udziale sieciowym w sieci lokalnej Klienta, czy w kilku udziałach sieciowych w sieci lokalnej w poszczególnych placówkach, czy w chmurze/u zewnętrznego dostawcy.

5. Kto konkretnie ma być administratorem PDM

Zalecane jest, żeby więcej niż jedna osoba w firmie miała wiedzę i uprawnienia do czynności administracyjnych, żeby np. urlop jedynego administratora nie groził utrudnieniami. Wybrane osoby (lub osoba) będą potrzebne na kolejnym spotkaniu.

6. Czy obecna konfiguracja systemów operacyjnych użytkowników (w tym ich uprawnienia) pozwalają na instalację i uruchamianie Sybonika

Najszybciej można to zweryfikować wykonując instalację, która trwa zwykle max. kilka minut. Nie powinno być z tym kłopotu nawet w przypadku bardzo restrykcyjnych ustawień systemowych, ponieważ Sybonik działa w sposób nieinwazyjny dla systemu operacyjnego. Jednak warto się upewnić, czy nie jest potrzebne przygotowanie jakichś ustawień przed instalacją na wszystkich komputerach.

2. Instalacja i konfiguracja

Prowadzona przez jednego (lub więcej) administratora przy zdalnej asyście. W ten sposób – jeśli administrator wykona potrzebne czynności samodzielnie – nie ma wątpliwości, czy wszystko zostało jasno wytłumaczone.

Szacowany czas :

Hour

Potrzebne narzędzia:

– Komputer, na którym ma być zainstalowany program do administracji Sybonikiem (wykonywania czynności opisanych poniżej). Komputer musi mieć dostęp do lokalizacji, w której ma być przechowywana biblioteka/repozytorium.

Uczestnicy

– Wymagany min. 1 użytkownik końcowy (zalecanych min. 2), który ma mieć uprawnienia administratora PDM. Do administrowania Sybonikiem nie są potrzebne uprawnienia administratora sieci i/lub systemu operacyjnego.
– Opcjonalnie: administrator sieci/IT. Może być potrzebny, jeśli ze względu na lokalne zabezpieczenia występowałyby problemy z dostępem przez użytkowników do wymaganych zasobów. Poza tym nie zaszkodzi, jeśli będzie wiedział jak został skonfigurowany Sybonik – zwłaszcza, jeśli jest to człowiek odpowiedzialny za regularne wykonywanie, utrzymanie i ewentualne przywracanie kopii zapasowych.

Czynności do wykonania przez administratora PDM (przy zdalnej pomocy):

1. Instalacja programu administracyjnego

Instalacja jednego, prostego programu z linka. Zazwyczaj zajmuje max. kilka minut.

2. Utworzenie biblioteki/repozytorium

Przy pomocy zainstalowanego przed chwilą programu. Biblioteka musi znajdować się w lokalizacji, do której mają dostęp (odczyt/zapis) wszyscy użytkownicy końcowi.

3. Utworzenie plików konfiguracyjnych dla użytkowników końcowych – do łączenia się z biblioteką

Liczba plików konfiguracyjnych zależy od różnorodności konfiguracji systemów użytkowników końcowych. W przypadku, gdy istotne (z punktu widzenia Sybonika) ustawienia wyglądają tak samo u wszystkich użytkowników – wystarczy jeden plik dla wszystkich.

4. Pozakładanie kont użytkowników PDM

Oraz nadanie im odpowiednich uprawnień. Zawsze później w dowolnym momencie można dodawać/usuwać/zmieniać te konta i ich poziomy uprawnień.

3. Szkolenie dla użytkowników końcowych

Wszyscy użytkownicy biorący udział w szkoleniu łączą się zdalnie z prowadzącym szkolenie, tak aby wszyscy mieli możliwość rozmowy. Jeden z użytkowników końcowych udostępnia swój ekran. Każdy krok jest omawiany z możliwością zadawania pytań i wyjaśniania szczegółów na bieżąco. Czas szkolenia może być krótszy – zależnie od doświadczenia Użytkowników w używaniu innych systemów PDM – do uzgodnienia.

Szacowany czas:

Hours

Potrzebne narzędzia:

– Stacje robocze (komputery), na których użytkownicy końcowi mają korzystać z PDM. Komputery (i zalogowani użytkownicy systemu operacyjnego) muszą mieć dostęp do odczytu i zapisu w lokalizacji sieciowej, w której znajduje się biblioteka/repozytorium.

– Sprzęt audio umożliwiający zdalną rozmowę Uczestników z prowadzącym szkolenie: np. mikrofony i słuchawki, mikrofon i głośnik konferencyjny, lub telefony.

– Pliki konfiguracyjne (przygotowane przez administratora podczas poprzedniego spotkania). Pliki powinny znajdować się w miejscu znanym użytkownikom, do którego mają dostęp. Jeśli występują różne pliki dla różnych użytkowników, to każdy użytkownik powinien zostać poinformowany, który plik jest dla niego (albo dostać tylko odpowiedni plik).

Wymagani uczestnicy:

– Użytkownicy końcowi, którzy mają korzystać z PDM.
– Opcjonalnie: administrator IT w pogotowiu, gdyby na którymś z komputerów wystąpił problem związany z konfiguracją systemu/sieci.

Przebieg szkolenia:

1. Rozpoczęcie

Połączenie zdalne wszystkich Uczestników w jednym „pokoju”/spotkaniu online i sprawdzenie czy wszyscy nawzajem dobrze się słyszą. Ustalenie, który z Uczestników udostępnia swój ekran do wglądu pozostałym (w tym prowadzącemu). Najlepiej, żeby był to użytkownik z uprawnieniami administratora. Następnie – zweryfikowanie, czy wszyscy widzą, co dzieje się na udostępnionym ekranie.

2. Instalacja programu klienckiego – do łączenia się z biblioteką/repozytorium

Użytkownicy klikają podesłany link instalacyjny. Sama instalacja (wraz z pobraniem plików instalacyjnych z serwera) trwa najczęściej poniżej minuty.

3. Pierwszy start

Uruchomienie programu, wczytanie pliku konfiguracyjnego i pierwsze logowanie. Sprawdzenie, czy u wszystkich użytkowników proces przebiegł prawidłowo.

4. Omówienie podstawowych zasad działania programu – z punktu widzenia użytkownika

Objaśnienie gdzie znajdują się pliki, w jaki sposób uzyskiwać do nich dostęp, co widać w PDM, a co w CAD itp.

5. Omówienie poleceń widocznych w głównym oknie.

Użytkownicy zalogowani na konta o różnych poziomach uprawnień mają dostępne różne zestawy poleceń. Omawiamy wszystkie dostępne polecenia – widoczne u administratora. Pozostali użytkownicy będą mogli ćwiczyć używanie tych poleceń, które będą u nich dostępne, a pozostałe – obserwować.

6. Dodanie pierwszych plików do repozytorium

Nie każdy użytkownik musi mieć uprawnienia (przyznane przez administratora) do dodawania nowych plików. Kto ma dodawać pierwsze pliki podczas szkolenia (czy jeden użytkownik, czy wielu) – to zgodnie z ustaleniami ze spotkania 1 „Przygotowanie”.

7. Przećwiczenie pozostałych czynności związanych z codziennym użytkowaniem

przeglądanie, filtrowanie, pobieranie, wczytywanie nowych wersji, aktualizacja referencji, odblokowywanie zajętych plików

8. Czas na dodatkowe pytania/objaśnienia

Oraz zgłoszenie zapotrzebowania na dodatkowe funkcje, rozwiązania lub ulepszenia – jeśli przyjdą komuś od razu do głowy

A co się dzieje po wdrożeniu PDM?

Potem można już cieszyć się jasną sytuacją w projekcie używając Sybonika w codziennej pracy 🙂

Dopiero od tego mementu (zakończenia szkolenia dla użytkowników końcowych) liczy się czas pierwszego, rocznego okresu abonamentowego na wsparcie techniczne.